Professionell kommunikation: medel, funktioner, principer för processorganisation

2024 Författare: Miguel Ramacey | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 06:28

Professionell kommunikation är avgörande för att människor i ett företag ska kunna kommunicera effektivt med varandra. Arbetstakten för hela företaget beror direkt på hur snabbt och tillgängligt informationsöverföringen kommer att ske.

Professionell kommunikation spelar en viktig roll för att fatta de mest effektiva besluten och kommunicera dem till teamet. Om de är dåligt etablerade, riskerar detta att orsaka negativa konsekvenser, vilket kan uttryckas i fel i de valda besluten, i uppkomsten av missförstånd mellan anställda och chefen, samt i försämring av mellanmänskliga relationer.

Definition av begrepp

Professionell kommunikation är interaktioner som utförs inom området för officiella relationer. Deras huvudmål är att uppnå de avsedda resultaten, lösa de uppsatta uppgifterna samt optimera vissa aktiviteter. Samtidigt, var och en av deltagarna i professionell kommunikationhar sin egen status, att vara chef, underordnad, kollega eller partner.

I de fall människor på olika nivåer på karriärstegen (utövare och chef) kommunicerar med varandra kan vi prata om underordnad kommunikation. När allt kommer omkring är vertikalen av relationer tydligt synlig här. När vi implementerar interaktion baserad på principen om lika samarbete kan vi prata om horisontell kommunikation.

Ärendens relevans

Professionell kommunikation är en daglig upplevelse för människor. Det sker på jobbet och i skolor, universitet och officiella institutioner. Detta är en kommunikation mellan elever och lärare, underordnade och chefer, konkurrenter, partners och kollegor. För att uppnå målet framför honom måste varje person vara bekant med medlen och principerna för sådan kommunikation, eftersom partner måste kommunicera på samma språk (både bokstavligt och bildligt), ha en gemensam social upplevelse och förstå varandra.

Efterlevnad av de grundläggande villkoren för affärskommunikation

Hur gör man kommunikation i professionell verksamhet så effektiv som möjligt? Detta kommer att kräva att ett antal villkor uppfylls. Först och främst bör kommunikation ha ett tydligt syfte. Samtidigt är intresset hos alla personer som är involverade i denna process viktigt för att uppnå det. Ett exempel är ingående av avtal, upprättande av relationer, koordinering av evenemang, utveckling av de mest gynnsamma förutsättningarna för samarbete, etc.

Till alladeltagare i professionell och affärskommunikation behöver kontakta varandra och göra detta oavsett personliga tycke och smak. Samtidigt är det obligatoriskt att iaktta underordning, arbetsroller, affärsetikett och formella restriktioner. Det senare konceptet innebär inte bara implementering av olika protokoll, rutiner och regler, utan också det banala behovet av att kontrollera kraften i sina egna känslor och respektera samtalspartnern.

Dessutom är en av de nödvändiga förutsättningarna för den mest effektiva implementeringen av affärskommunikation i professionella aktiviteter dess hanterbarhet. Chefen för företaget, som den person som är mest intresserad av att lösa de uppgifter som teamet står inför, bör först ta hand om ett sådant ögonblick. Det är viktigt för honom att motivera sina anställda att hitta den bästa lösningen, för annars kommer de att förbli passiva observatörer och inte komma med några idéer.

Verktyg för affärskommunikation

Professionell kommunikation är en meningsfull önskan från en person eller en hel grupp människor att motivera en anställd eller hela teamet till handling som på något sätt kan förändra situationen eller vända konversationen i en annan riktning.

Det finns ett antal verktyg tillgängliga för genomförandet av planen. Så, medlen för professionell kommunikation inkluderar:

1. Vanlig post. Av alla medel för affärskommunikation är det det äldsta. Och i detta avseende har traditionell post ett antalbrister. De består av en låg hastighet för meddelandeöverföring, en mer komplex design av bokstäver (i jämförelse med andra typer av kommunikation), etc. Och detta är inte att nämna det faktum att detta system inte alltid fungerar på rätt nivå. Men vanlig post används fortfarande idag som ett medel för professionell kommunikation. Dess främsta fördel är ett mycket acceptabelt sätt att överföra viktiga dokument mellan partners. I affärsrelationer kan en sådan metod som överföring av telegram också användas. Den här tjänsten tillhandahålls även via post.
2. Telefonanslutning. Detta är ett mycket effektivt sätt för affärskommunikation. Telefonförhandlingar är dock inte juridiskt bindande. Denna punkt bör beaktas när du använder professionell kommunikation, samtidigt som du använder andra sätt.
3. E-post. Detta relativt nya sätt för affärskommunikation åtnjuter välförtjänt popularitet. En av dess främsta fördelar är kombinationen av formen av skriftlig kommunikation (fast text) med de kvaliteter som muntlig kommunikation har, i form av snabbheten i informationsöverföringen och möjligheten att få ett nästan omedelbart svar. Sådana egenskaper gör e-post till ett av huvudmedlen som används för överföring av meddelanden av informell karaktär.
4. Fax. Med hjälp av en speciell enhet kan du mycket snabbt överföra en kopia av alla dokument till din partner. Hastighet är en otvivelaktig fördel med faxkommunikation. Dokument som överförs på detta sätt har dock inte rättskraft, eftersom de inte haroriginalsignaturer och sigill. Det är därför som i de flesta fall fax som kommunikationsmedel endast används för snabb överföring av dokument. De kan endast accepteras för utförande om originalen skickas efter dem med vanlig post. Man bör komma ihåg att det är förbjudet att skicka dokument märkta "For Official Use" eller "Confidential" per fax.

Affärskommunikation

Munlig kontakt har alltid varit kärnan i professionell kommunikation. Det genomförs mellan personer som är sammanlänkade av ärendets intressen, och som också har de nödvändiga befogenheterna att lösa de problem som har uppstått och etablera partnerskap.

Sådana konversationer är ett sätt för professionell kommunikation, som förkroppsligar alla de fördelar som telefonkommunikation och utbyte av skriftlig information saknar. Faktum är att affärskommunikation:

• genomförs under förhållanden med nära kontakt, när det är möjligt att fokusera på endast en samtalspartner eller på en liten grupp människor;
• skapar villkoren under vilka personliga relationer kan upprättas;
• innebär direktkontakt.

Affärssamtal avser främst muntligt tal. Och det, i jämförelse med den skriftliga formen, har ett antal betydande skillnader. Under ett sådant samtal blir det möjligt att direkt påverka samtalspartnern eller en grupp människor. I det här fallet används gester och ansiktsuttryck, intonation och så vidare. Förutom,Kommunikation ansikte mot ansikte lämnar ingen tid för att tänka i förväg. Det är därför som tillfälliga kommunikationsformer ofta används i ett affärssamtal, liksom vissa stilistiska och grammatiska drag.

Används som grund för professionell kommunikation, affärssamtal kännetecknas främst av den logiska konstruktionen av tankar. Baserat på befintlig praxis kan man hävda att affärsmän som är utmärkta på att använda bedömningar och begrepp, som på ett övertygande sätt kan bevisa och dra korrekta slutsatser, lyckas mycket snabbare än de affärsmän som inte besitter dessa färdigheter.

Professionell konversation har sin egen psykologiska kultur. Det ligger i samtalspartners förmåga att göra ett gott intryck på andra, skapa en vänlig atmosfär av mötet, tillämpa speciella tekniker som skyddar mot felaktiga frågor, lyssna på sina motståndare till slutet och, om nödvändigt, motbevisa deras argument, använda en teknik som möjliggör konfliktfri kommunikation.

Interkulturella relationer

Idag omfamnas världen alltmer av globaliseringsprocessen. Det är därför interkulturell professionell kommunikation kommer i förgrunden. För dess genomförande behövs specialister som inte bara kan ett främmande språk. De måste behärska det när det gäller affärskommunikation.

Oftast sker sådan professionell kommunikation på engelska. Det är det viktigaste kommunikationsmedlet imellanstatlig nivå.

Engelska inom området professionell kommunikation är en moderniserad och förenklad version av det engelska språket i allmänhet. Det kännetecknas av närvaron av vanliga klyschafraser, såväl som alla typer av mönster. En specialist måste känna till dem och kunna använda dem i vissa situationer.

Om en tolk bjuds in till ett affärsmöte av en affärsman, kommer en sådan specialist i professionell kommunikation inte bara att utgå från sin livserfarenhet och det beteende som är accepterat i hans inhemska kulturmiljö. Att ta hänsyn till särdragen hos andra folks beteende hjälper till att undvika missförstånd, misstag och problem i konversationen.

I interkulturell professionell kommunikation är det nödvändigt att känna till de interpersonella normer för relationer som är accepterade i ett visst samhälle. Nämligen - icke-verbala och verbala kommunikationsspråk. Den första av dem innehåller olika ordlösa signaler som kommunikationsdeltagare skickar till varandra. De gör ofta detta omedvetet. Man bör komma ihåg att kunskap om icke-verbala och verbala språk i professionell kommunikation av interkulturell karaktär är nyckeln till ett framgångsrikt möte. En specialist bör vara medveten om klangfärgen av tal som antagits av ett visst folk, volymen av uttal, intonation, ansiktsuttryck, ställningar, etc. Normerna för deras användning under ett samtal kan ha vissa skillnader. Ett utmärkt exempel är det traditionella amerikanska leendet. I Ryssland anses det vara ouppriktigt och konstgjort. amerikanertvärtom, de anser att ryssarna är för dystra, oförskämda och seriösa.

Utbildning av specialister

Hur löses problem med mellanstatlig affärskommunikation? Framgångsrika förhandlingar kräver närvaron av en högt kvalificerad översättare inom området professionell kommunikation, som har både specialiserad och allmän kulturell kunskap. Ryska universitet utbildar sådana specialister.

Samtidigt används ett program som heter "Översättare inom området professionell kommunikation" aktivt. Det ger färdigheter att kommunicera effektivt i dagens affärs- och kulturutbyten.

Huvudfunktioner

Bland funktionerna i professionell kommunikation är dess ganska komplexa system. Den består av många nivåer som omfattar inte bara en specifik organisation, utan även den yttre miljön. Tänk på huvudfunktionerna för professionell kommunikation.

1. Informativt. Professionell kommunikation är utformad för att spela rollen som en viss mellanhand. Med dess hjälp utbyts idéer, beslut och budskap mellan anställda. Informationsfunktionen för affärskommunikation är nödvändig för att uppnå organisationens mål, samt för att eliminera de problem som uppstår under denna process.
2. Motiverande. Professionell kommunikation bidrar till medarbetarnas vilja att utföra sina uppgifter bättre. Detta är den motiverande funktionen.professionell kommunikation. I det här fallet använder ledaren sådana medel som ordning, övertalning, förslag och begäran.
3. Kontroll. Genom att använda hierarkisk underordning är den här funktionen utformad för att övervaka beteendet hos företagets anställda.
4. Expressive. Med hjälp av denna funktion bidrar professionell kommunikation till att tillfredsställa sociala behov genom att uttrycka upplevelser och känslor om vad som händer.
5. Kommunikativt. Denna funktion är mycket specifik. Med dess hjälp identifieras och löses typiska misstag och problem som har uppstått i affärskommunikation, och principer för optim alt beteende formuleras.

Funktionerna för professionell kommunikation kan också betraktas ur synvinkeln att säkerställa livet för företaget som helhet. I det här fallet sker följande:

1. Regulatorisk funktion. Vid kommunikation finns det en indirekt eller direkt påverkan på den anställde, som är föremål för ledningen. En sådan funktion bidrar till att organisera gemensamma åtgärder i teamet, samordning och optimering av chefen för alla de åtgärder som utförs av teamet.
2. Social kontrollfunktion. Alla metoder för att lösa organisationens problem, såväl som dess arbetsformer och principer, har en uttalad normativ karaktär. Regleringen av alla dessa bestämmelser, som finns i chefens instruktioner och order, hjälper till att säkerställa institutionens organisation och integritet, såväl som konsekvensen i de gemensamma åtgärderna för varje medlem i laget. För att behålla denna riktning ochutöva sin sociala kontroll professionell kommunikation.
3. Socialiseringsfunktion. Det är en av huvuduppgifterna för alla ledare. Denna funktion tillåter unga medarbetare att delta i gemensamma aktiviteter, som börjar bemästra kommunikationsförmåga och förmåga, lära sig navigera i en kommunikationssituation, tala och lyssna. Allt detta är mycket viktigt inte bara för interpersonell anpassning, utan också för genomförandet av professionella aktiviteter. Samtidigt får unga människor en tolerant, intresserad och välvillig attityd gentemot andra anställda och förmåga att agera för att kunna fullgöra en kollektiv uppgift.
4. Sociopedagogiskt. I processen med professionell kommunikation finns det en process för träning, utbildning och utveckling av den anställdes personlighet samtidigt som praktisk erfarenhet överförs till honom. Tack vare systematiska kontakter som uppstår under gemensamma aktiviteter får alla deltagare i kommunikation kunskap både om sig själva och om partners, samt om de bästa alternativen för att lösa de uppgifter som teamet står inför. Att bemästra praktiska färdigheter blir ibland för vissa anställda en möjlig kompensation för uteblivna yrkeskunskaper. Och detta säkerställs av kommunikationens sociopedagogiska funktion.

Riktlinjer

Professionell kommunikation baseras på:

1. Interpersonlighet. Sådan kommunikation kännetecknas av mångsidighet, öppenhet i interaktion mellan människor. Denna princip bygger på personligt intresse för varandra. Och detta trotsatt kommunikationen är affärsorienterad. Sådan kommunikation bär oundvikligen drag av interpersonell kontakt.
2. Målmedvetenhet. Denna princip för professionell kommunikation är mångsidig, eftersom processen för affärskommunikation, tillsammans med den avsedda informationsbelastningen, också har ett underliggande mål. Till exempel vill en ledare, som informerar teamet om de statistiska uppgifter han har, peka på de problematiska aspekterna av ett visst verksamhetsområde. Samtidigt, med största sannolikhet, på ett omedvetet plan, försöker han visa de närvarande sin vältalighet, sina kunskaper och intelligens.
3. Kontinuitet. Detta är en annan av principerna för professionell kommunikation. Det består i det faktum att vi, när vi kommer in i vår affärspartners synfält, blir initiativtagare till kontinuerlig kontakt med honom. Samtidigt sker kommunikation inte bara på den verbala nivån. Partnern får ständigt beteendemeddelanden från vilka han kan dra lämpliga slutsatser.
4. Mångdimensionalitet. Under professionell kommunikation realiseras åtminstone två aspekter av mellanmänskliga relationer. Den första av dessa är överföringen av affärsinformation och underhållet av den skapade kontakten. Den andra är översättningen av en känslomässig inställning till en partner (den kan vara positiv och negativ).

Professionell kommunikationsetik

Var och en av deltagarna i affärskommunikation måste ha:

1. Ärlighet. Med ett sådant karaktärsdrag avstår människor från bedrägliga handlingar och svek. Dock till och medde som anser att ärlighet är en oumbärlig standard för affärsbeteende, måste ibland ändå ljuga. I det här fallet måste människor göra ett val mellan alternativ som inte tillfredsställer dem. Men sanningen måste alltid fram. Att ljuga är berättigat endast när man väljer det minsta av två onda, när omständigheterna kräver det.
2. Integritet. Denna egenskap som är inneboende i en person kommer till uttryck i enheten i hans handlingar och övertygelser. Anständigt beteende är raka motsatsen till dubbelhet och hyckleri. En sådan person kommer alltid att göra vad han lovat. Till exempel kommer en anställd definitivt att hjälpa sin kollega i utförandet av en arbetsuppgift. Detta kommer att hända även när det inte är så lätt för honom att göra det, men han gav ett löfte.
3. Rättvisa. Detta karaktärsdrag innebär frånvaron av partiskhet och objektivitet när det gäller att bedöma andra människor och deras handlingar.
4. Ansvar. Denna egenskap hos en deltagare i affärsrelationer manifesteras i den utsträckning i vilken han är ansvarig för sina ord, iakttar moraliska normer och fullgör sina skyldigheter.